Inscribir a los trabajadores al sistema integral de seguridad en la nación es considerado un proceso obligatorio que cada patrón debe dominar con total claridad. Cuidar la legalidad de las normas colombianas aparte de previene multas monetarias, sino que además defiende la salud de quienes laboran de su organización. Dentro de esta guía definitiva, desarrollaremos con suma precisión cada aspecto relevante acerca de este proceso.
El Sistema General de Seguridad Social en el país se estructura por un conjunto amplio de organismos estatales y privadas. Su razón de ser radica en proteger la prerrogativa a la asistencia sanitaria, a la jubilación, y al resguardo frente a enfermedades profesionales. Asimismo abarca los servicios de subsidio para los dependientes.
Para lograr afiliar sin errores a un miembro del personal, el empleador tiene que comprender los cuatro ramas esenciales del sistema de seguridad. Los cuales son: la salud médica, el régimen pensional, la ARL, y los Servicios Sociales cajas de compensación.
El primer movimiento para vincular al personal implica recopilar toda la documentación personal del nuevo ingreso. Esto abarca la fotocopia del documento de identidad ampliada al 100 por ciento, el formulario de afiliación al sistema, el naturaleza del contrato que los liga, el sueldo que percibe, y la dirección de residencia y teléfono de su vivienda. Es de suma importancia que esta información sea verdadera, dado que cualquier fallo puede crear trabas posteriores al instante de efectuar las cotizaciones de cada mes.
Una vez que se reúne toda la información completa, el negocio tiene que seguir con la elección de las entidades a las cuales se va a afiliar al asalariado. En lo que respecta a la cobertura médica, el colaborador tiene el derecho de elegir libremente la EPS de su agrado, a condición de que esta se halle activa y tenga cobertura en el municipio de residencia del mismo. El empleador solo debe registrar la selección en la planilla de afiliación.
Para el fondo de pensiones, el empleado también debe escoger entre el fondo privado con cualquier Fondo Privado, o el fondo público a través de Colpensiones. Es crucial aclarar que los trabajadores que estén a menos de 10 años para cumplir la edad de pensión, no pueden trasladarse entre regímenes, por lo que su decisión debe ser muy bien meditada.
En cuanto a la ARL, es el empleador quien tiene la la obligación decidir la entidad y asumir el el costo total de la cotización. La selección de la ARL depende directamente del nivel de riesgo de la actividad económica que desempeña la compañía. Existen 5 niveles de riesgo, desde el nivel uno que es de mínimo riesgo como el comercio o la oficina, hasta el nivel cinco que es de máximo riesgo como la minería o la construcción.
Finalmente están los Aportes Parafiscales que incluyen la Caja de Compensación Familiar, el Servicio Nacional de Aprendizaje y el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. El negocio debe afiliar una Caja de Compensación Familiar que puede ser la misma que tiene actualmente, o cambiarla si lo desea. El SENA y el ICBF se pagan a través de la misma Caja de Compensación elegida.
Una vez que se tienen claras las entidades, se procede a realizar la afiliación directa en las plataformas virtuales de cada entidad o de manera presencial en sus oficinas. Es fundamental que la afiliación se realice de manera simultánea a la fecha de inicio de labores del colaborador. Si el trabajador empieza un día primero, debe estar afiliado desde ese mismo día. No se puede afiliar con fecha retroactiva, ya que esto dejaría al empleado desprotegido durante afiliar empleado a fondo de pensiones los primeros días.
El siguiente paso es entender cómo se calculan los aportes. Todo se base en el IBC, que corresponde al salario mensual del trabajador. A este valor se le aplica un porcentaje diferente para cada componente. En Salud, el total es del 12.5%, donde el empleador paga el 8.5% y el empleado el 4%. En Pensión, el total es del 16%, dividido en un 12 por ciento para el empleador y un 4% para el trabajador.
Los Aportes Parafiscales son asumidos en su totalidad por el empleador. La Caja de Compensación es del 4 por ciento, el SENA es del 2% y el ICBF es del 3%. Sin embargo, las empresas que cotizan por un IBC inferior a 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes, están exentas de pagar el SENA y el ICBF, pagando solo el 4 por ciento de Caja. La ARL la paga el empleador en un porcentaje que varía según el nivel de riesgo de la empresa.
Para realizar los pagos mensuales, se utiliza la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, conocida como PILA. Esta herramienta virtual permite liquidar y pagar todos los aportes en un solo lugar. El empleador debe ingresar a la plataforma de su operador PILA preferido, llenar los datos de los empleados, el sistema calcula automáticamente los valores a pagar, y se genera el recibo de pago.
Es crucial recordar que el pago de la PILA tiene una fecha límite que depende del número de empleados y del último dígito de la cédula del empleador o NIT de la empresa. Pagar por fuera de tiempo genera intereses de mora y puede desencadenar sanciones por parte de la UGPP, que es la entidad encargada de fiscalizar y controlar el pago de estos aportes.
Además del pago mensual, el empleador debe estar atento a las novedades de los empleados. Si un trabajador renuncia, se debe reportar la novedad de retiro en la PILA del mes correspondiente. Si el empleado incurre en una incapacidad general o laboral, se debe reportar dicha novedad para que el sistema haga los ajustes en la liquidación y se pague solo lo que corresponde. Otras novedades incluyen vacaciones, licencias no remuneradas, y variaciones salariales.
Otro aspecto fundamental a tener en cuenta es la actualización del RUT en la DIAN. Para poder pagar la PILA, la empresa debe tener su Registro Único Tributario debidamente actualizado con las responsabilidades de empleador y con la actividad económica correcta. Si el RUT no está al día, el operador PILA no permitirá generar la planilla de manera correcta, lo que retrasará los pagos y expondrá a la empresa a multas innecesarias.
Finalmente, es importante mencionar que la UGPP cruza información con otras entidades como la DIAN y el Ministerio de Trabajo. Esto significa que si una empresa reporta un gasto en nómina ante la DIAN, pero no cotiza esos mismos valores en la PILA, el sistema detectará la inconsistencia y la UGPP iniciará un proceso de fiscalización que puede terminar en sanciones muy costosas. Por lo tanto, la transparencia y la coherencia en los reportes son la clave para mantener la salud financiera y legal de cualquier organización en el territorio colombiano.
En conclusión, afiliar a los empleados a la Seguridad Social en Colombia es un proceso que requiere atención, organización y conocimiento de la normativa vigente. Siguiendo estos pasos y manteniendo el orden en los pagos y novedades, cualquier empresa puede garantizar el bienestar de su talento humano y evitar problemas legales y sanciones económicas. La tranquilidad de saber que su personal está protegido es la mejor inversión para el crecimiento y éxito sostenible de su negocio.